Jäsenhuone|Työhuone

Rekisteriseloste

Jyväskylän Saukot on sitoutunut keräämään ja käsittelemään jäsenistään keräämiään tietoja reilulla ja läpinäkyvällä tavalla sekä ajantasaiseen lainsäädäntöön nojaten. Henkilön lisätään jäsenrekisteriin kun henkilö tai henkilön vanhempi  ilmoittaa henkilön tiedot jollekin saukkojen yhteystiedot -sivulla mainitulle henkilölle. Henkilö poistetaan rekisteristä sitten kun henkilö on kalenterivuoden alusta laskettuna ollut maksamatta jäsenmaksua kahden vuoden ajan eikä ole tuona aikana osallistunut Saukkojen toimintaan.

Tämä rekisteriseloste kuvaa kuinka Jyväskylän Saukot hallinnoivat sinusta tai yrityksestäsi keräämiään tietoja sekä EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) että kansallisen lainsäädännön mukaisesti (henkilötietolain 8 § 1) "rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella" ja koska 5) "rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus)")

 

Rekisterin nimi

Jyväskylän Saukot ry:n jäsenrekisteri

 

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Saukot ry, Y-tunnus 0174696-3, jyvaskylansaukot@gmail.com

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin talletettuja tietoja käytetään jäsenten identifioimiseen ja yhteydenpitoon jäsenten kanssa, mm. jäsenyyksien hoitoon, laskutukseen sekä jäsenyyteen liittyvään tiedottamiseen. Jäsenille voidaan lähettää kohdennettuja markkinointiviestejä esimerkiksi koskien vesipallon lajiviestintää tai jäsenetuja.

 

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Jäsenyydet on rekisterissä jaettu kolmeen ryhmään,  varsinaisiin jäseniin (pelaaja tai muu rekisteröitynyt jäsen) ja valmentajiin sekä yhteistyökumppaneihin.

 

Rekisteröidystä pelaajista talletetaan rekisteriin seuraavat tiedot:

- nimi
- sukunimi
- syntymävuosi
- syntymäpäivä
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- huoltajan/ huoltajien tiedot (nimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero - huoltajan tiedot poistetaan jäsenrekisteristä pelaajan täyttäessä 18 vuotta jos laskutusosoite muuttuu)
- lisenssinumero (Blue Card) ja maksupäivä sekä voimassaoloaika
- jäsenmaksun maksamisen päivämäärä

 

Rekisteröidystä valmentajista talletetaan rekisteriin seuraavat tiedot:

- nimi
- sukunimi
- syntymävuosi
- syntymäpäivä
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- verokortti

- valmennusmerkinnät

- tilinumero

- rikosrekisteriote

 

Yhteistyökumppaneista talletetaan seuraavat tiedot:

 

- yrityksen nimi

- yhteyshenkilön nimi

- sähköposti

- puhelin

- yhteistyön keskeiset piirteet ja sopimussumma

 

Tiedot rekisteriin saadaan rekisteröidyltä itseltään tai pelaajien osalta rekisteröidyn vanhemmilta jäseneksi ilmoittautumisen yhteydessä.

Näiden lisäksi joukkueet pitävät omiin joukkuetapahtumiinsa kuten pelimatkoihin ym. liittyvää rekisteriä googlen drive-kansiossa, johon on pääsy kyseiseen joukkueeseen kuuluvien lasten vanhemmilla. Drivekansiot ovat salasanalla suojattuina Saukkojen jäsensivuilla. Drivekansiosta löytyy sekä pelaajian etunimi, sukunimi, lisenssinumero, että tieto siitä mihin pelireissuun hän ja hänen vanhempansa ovat osallistuneet. Joukkueilla on myös omat whatsapp -ryhmät jokok erikseen pelaajille ja vanhemmille tai yhteisesti. Näistä löytyy pelaajien ja/tai heidän vanhempiensa puhelinnumerot. Whatsapp-ryhmiä käytetään valmentajien ja joukkueiden väliseen viestintään.

 

Tietojen luovutus

Tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella esimerkiksi Suomen Uimaliiton lisenssitietokantaan (vesipallo.torneopal.fi, sekä Suomen uimaliiton valtuuttamaan vakuutusyhtiöön), majoitusliikkeisiin joissa rekiseröidyn joukkue majoittuu pelireissuilla, leireillä ja/ tai muussa seuran toiminnassa. Lisäksi pelaajan nimi ja syntymävuosi luovutetaan AaltoAlvarin kassalle ranneketta anoessa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Rekisterin tietosuojauksen periaatteet

Rekisteriä ei säilytetä manuaalisessa muodossa. Rekisteri säilytetään rekisterinpitäjän tietokoneella. Rekisteriin on pääsy niillä Jyväskylän Saukkojen johtokunnan jäsenillä jotka ovat tekemisissä laskutusasioiden kanssa.

 

Rekisteritietojen tarkastusoikeus

Jäsen voi tarkataa itsestään rekisteriin kerätyt tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.